Was ist das beste Zeitmanagementsystem?
Vom Time-Blocking bis zur Eisenhower-Matrix: die wichtigsten Methoden für ein effektiveres Zeitmanagement.
Die kostbarste Ressource der Welt: ZEIT
„Das geht sich leider nicht aus, dafür habe ich keine Zeit.“ „Die Zeit vergeht so schnell, wie soll ich das alles nur schaffen?“ Mit derartigen Aussagen werden wir tagtäglich konfrontiert, und sie erschweren unser Leben immens. Ob es nun die fehlende Zeit von anderen oder die eigene ist, spielt keine Rolle – Zeitrestriktionen beeinflussen unser aller Alltag. Abhilfe kann richtiges Zeit- und Taskmanagement schaffen. Es ermöglicht, im Privatleben genauso wie im beruflichen Alltag, nicht nur seine Ziele bewusst zu verfolgen und Freiräume zu schaffen, sondern senkt auch die Fehlerquote und kann vor allem unnötigen Stress vermeiden. Und genau deshalb haben wir uns bei Sourcing International als Ziel gesetzt, die bestehenden Abläufe und Tools zu hinterfragen, um ein organisationsweites effizientes Zeit- und Taskmanagement zu etablieren. Dabei haben sich folgende fünf Best Practices entwickelt, die wir gerne teilen wollen.
SCHRITT 1: TASKS ZENTRAL SAMMELN
Wir kennen es alle – berufliche wie auch private Aufgaben, Termine, Meetings usw. poppen tagtäglich auf wie Popcorn in der Mikrowelle. Dazu kommt, dass potenzielle To-do-Listen über verschiedene Programme hinweg oder auch klassisch auf Papier verstreut geführt werden. Deshalb sollten alle relevanten Tasks, Termine und Reminder in einem zentralen Tool gesammelt werden. Das reduziert Stress und macht den Kopf frei, denn all diese To-dos schwirren nicht mehr diffus in unseren Gedanken herum, sondern wurden zu „Papier“ gebracht und sind vor allem an einem Ort gesammelt.
SCHRITT 2: TASKS STRUKTURIEREN
Wir Menschen sehen uns oft dem Problem gegenüber, dass wir gerne Timelines und Fälligkeiten zu knapp setzen, und das, obwohl wir eigentlich wissen, dass wir diese gut und gerne großzügiger planen könnten. Darum ist es wichtig, große Projekte in kleinere Teile herunterzubrechen. So können adäquatere Zeitschätzungen für Projektdauern abgegeben werden, ganz nach dem Motto „Willst du einen Elefanten essen, schneide ihn in Stücke“. Das Herunterbrechen von Aufgaben reduziert außerdem die Hemmung vor dem Beginnen von großen Aufgaben. Auch Team-Tasks können so effizienter und konfliktloser abgearbeitet werden.
SCHRITT 3: PRIORISIEREN
Nachdem nun all diese To-dos erfasst und große Tasks in Arbeitspakete strukturiert wurden, stellt sich noch die Frage, welches der vielen To-dos als erstes erledigt werden soll. Wir tendieren prinzipiell dazu, Tasks zu priorisieren, die wir als zeitkritisch ansehen, auch wenn der Outcome dieser Tasks oft geringer ist als jener von nicht zeitkritischen. Die Dringlichkeit übertrumpft hier oftmals die Wichtigkeit. Deshalb kann man über das Setzen von Prioritäten hinausgehen und ein fortgeschrittenes Priorisierungsframework nutzen. Ein mögliches Planungsframework wäre die Eisenhower-Matrix. Hier wird nicht nur die zeitliche Komponente eines Tasks berücksichtigt, sondern auch dessen Wichtigkeit. Soll es speziell für den Anfang eine simplere Methode sein, empfiehlt sich auch das „Eat-that-Frog“-Prinzip. Hier wählt man zu Beginn des Tages einen Frosch, den man dann „isst“. Übersetzt bedeutet das: Man erledigt zuerst die schwierigste und unangenehmste Aufgabe, die auf der To-do-Liste steht. So hat man direkt einen wichtigen Task erledigt und kann mit Leichtigkeit in den Tag starten.
SCHRITT 4: FOKUSSIEREN
Arbeitsunterbrechungen können nervenaufreibend sein. Nachdem wir heutzutage ständig Ablenkung erfahren, sei es durch Mails, Nachrichten, Termine usw., ist es einfach schwierig, konzentriert und fokussiert zu bleiben. Deshalb empfiehlt es sich, ein individuell passendes Planungsframework zu finden, um fokussiert bleiben zu können. Ein Beispiel dazu wäre das Time-Blocking. Hierbei teilt man seinen Tag in fixe Blöcke ein, die jeweils einer Art von Tasks gewidmet werden (z. B.: ein Block für Meetings, …). Und um Ablenkungen durch etwaige Nachrichtentöne und -anzeigen zu reduzieren, gibt es eigene Applikationen, die diese individuell blockieren. Bei einigen Programmen kann man außerdem manuell Benachrichtigungen für definierte Zeiten stumm schalten.
SCHRITT 5: TÄGLICHE ROUTINE ETABLIEREN
Wir tendieren dazu, ausstehende Tasks eher in Erinnerung zu behalten als fertiggestellte. Um in seinem Kopf auch Klarheit und Abstand schaffen zu können, sollte man fixe Zeiten für sogenannte Shut-down-Rituale festlegen. Dabei wird der aktuelle Arbeitstag beendet und der nächste vorausgeplant. Das hilft dabei, abschalten zu können und den Abend oder das Wochenende zu genießen. Denn die vielen unerledigten Aufgaben, die einem sonst unstrukturiert im Kopf herumgeistern, sind notiert und eingeplant. Das schafft Freiraum.
Bei Sourcing International haben wir eine etablierte Thematik, die großteils auf individueller Ebene behandelt wurde, kritisch hinterfragt. Das führte zu einem Toolwechsel, der nicht nur unsere Anforderungen, sondern auch modernes Zeitmanagement berücksichtigt. Unser beruflicher wie auch privater Alltag gestaltet sich dadurch effizienter, Kollaboration wird forciert, wir gewinnen mehr Freizeit, haben einen freieren Kopf für kreative Ideen und leben stressfreier.
Abschließend wollen wir noch ein paar Links zur Vertiefung des Themas Zeit- und Taskmanagement teilen. Vor allem der DOIST Blog ist prädestiniert dafür, sich zu verlieren, wenn man Interesse an dieser Thematik hat.
DOIST BLOG
WELCHER PRODUKTIVITÄTSTYP BIST DU?
https://todoist.com/productivity-methods
7-MINUTEN-VIDEO ZUR IVY-LEE-METHODE
https://www.youtube.com/watch?v=qjZYjnIIKwk
EISENHOWER-MATRIX
KOGNITIVE FEHLER, DIE UNS DAS ZEITMANAGEMENT ERSCHWEREN
https://blog.doist.com/cognitive-biases-time-management/#complexity_bias