Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) sowie Ein-Personen-Unternehmen (EPU) sind das Fundament der österreichischen Wirtschaft. Im Bereich der Finanzen erfolgt die Arbeit jedoch vielfach noch auf analoge Weise, was zu merklichen Nachteilen in Bezug auf Zeit, Kosten und Wettbewerbsfähigkeit führt: Finanzoperationen umfassen weit mehr als Buchhaltung, sie reichen von der Budgetplanung über Cashflow-Management, Rechnungslegung, Liquiditätssteuerung bis hin zur Kostenrechnung und Controlling. Daher wird es für KMUs und EPUs zunehmend entscheidend, diese Prozesse effizient und skalierbar zu gestalten.

Hier kommt die Digitalisierung ins Spiel: Digitale Tools – sei es zur Rechnungsautomatisierung, cloudbasierten Buchhaltung oder zur Analyse von Finanzdaten – ermöglichen es, Routineaufgaben und Fehler zu minimieren sowie fundierte Entscheidungen auf Basis aktueller Daten zu treffen. Ein aktuelles Beispiel ist seit dem 1. Jänner 2014 die verpflichtende Einführung von E-Rechnungen, vorzugsweise im XML-Format, für Lieferanten öffentlicher Stellen gesetzlich vorgeschrieben. Die rechtliche Grundlage bildet unter anderem § 5 des IKTKonG, ergänzt durch § 11 UStG sowie die EU-Norm EN 16931, die mit dem österreichischen Format „ebInterface“ umgesetzt wird. Auch im B2B-Bereich wird mit einer ähnlichen Verpflichtung in den kommenden Jahren gerechnet: die EU-Initiative „VAT in the Digital Age“ (ViDA) strebt an, bis 2030 strukturierte elektronische Rechnungen im grenzüberschreitenden Geschäftsverkehr einzuführen. Deutschland ist hier bereits weiter: Seit dem 1. Jänner 2025 müssen alle Unternehmen dort E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen und verarbeiten können – in Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD – ohne Übergangsfristen für den Empfang. Eine Übergangsregelung erlaubt aber noch bis Ende 2027 papierhafte Rechnungen beim Versand kleiner Betriebe, bevor ab 2028 auch der elektronische Versand allgemein verpflichtend wird.

Für österreichische KMUs und EPUs bedeutet das: Obwohl aktuell der Bund nur B2G-E-Rechnungen verlangt, steigt der Druck, sich jetzt gewappnet zu zeigen. Denn deutsche Kunden und EU-Partner erwarten strukturierte Rechnungen, und die österreichische Umsetzung steht vor der Tür. Ein funktionaler, strukturierter Backoffice, etwa durch cloudbasierte Buchhaltungs- und Rechnungslösungen, ist daher zentral. Solche Systeme ermöglichen nicht nur rechtssichere E-Rechnungen gemäß EN 16931, sondern auch automatisierte Arbeitsabläufe: Rechnungen werden erfasst – digital geprüft, verbucht und archiviert – was Routineaufwand reduziert, Transparenz schafft und Fehlerquellen minimiert.

Gerade für EPUs, häufig ohne eigene Finanzabteilung, ist diese Umstellung essenziell. Ein gut digitalisiertes Backoffice erhöht die Effizienz, gewährleistet die Einhaltung von Vorschriften und schafft Spielräume für Wachstum: Die E-Rechnung ist daher mehr als nur eine gesetzliche Vorgabe – sie bietet einen Impuls zur Modernisierung. Die Digitalisierung im Finanzwesen stellt keine Luxusausgabe dar, sondern ist eine Investition in Stabilität: Wer sein Finanzwesen heute digital aufstellt, schafft sich langfristig unternehmerische Freiräume. In einer Wirtschaft, die von Daten bestimmt wird, stellt ein digitales Backoffice keinen Kostenfaktor dar, sondern einen Wettbewerbsvorteil.

Micaela Piccirillo, MBA / Financial Controlling

Quellen: